Draaiboek voor een schoolverhuizing in de zomervakantie

Een schoolverhuizing plant u het liefst in de zomervakantie, met een draaiboek dat ruim van tevoren klaarstaat en een verhuizer die vooraf in beide gebouwen komt kijken. Begin met plannen zodra de datum van het nieuwe gebouw vaststaat, het liefst in het voorjaar. Dan houdt u in de vakantie tijd over om te verhuizen, in te richten en te testen voor de eerste schooldag.

Hieronder vindt u een voorbeeldplanning, de onderdelen van een goed draaiboek en een overzicht van wat de school regelt en wat de verhuizer doet.

Planning: hoe lang van tevoren begint u?

Een zomervakantie duurt zes weken, en de laatste week wilt u vrijhouden voor het inrichten. Wacht dus niet tot juni. Dit is een voorbeeldplanning voor de schoolverhuizing die u kunt aanpassen aan uw eigen situatie:

Welke weken uw zomervakantie valt, hangt af van de vakantieregio van uw school. Kijk dat na op de site van de Rijksoverheid voordat u data vastlegt.

Wat staat er in een goed draaiboek?

Een draaiboek voorkomt dat er op de verhuisdag vragen blijven liggen. Gebruik deze onderdelen als checklist voor de verhuizing van uw school:

• Inventaris per lokaal. Wat staat er, wat gaat mee, wat gaat weg?
• Plattegrond van het nieuwe gebouw met lokaalnummers. Elk lokaal in het oude gebouw krijgt een vaste plek in het nieuwe.
• Eén labelsysteem. Bijvoorbeeld een nummer of kleur per lokaal op elke doos en elk meubel. Dezelfde nummers hangen op de deuren in het nieuwe gebouw.
• Een vast aanspreekpunt bij de school, die beslissingen kan nemen op de verhuisdag.
• Sleutels en toegang tot beide gebouwen, inclusief alarm.
• IT en digitale borden. Spreek af wie computers en borden loskoppelt en weer aansluit. Dat is meestal werk voor uw eigen IT-partij.
• Archief. Leerlingdossiers en administratie vragen om een eigen volgorde en zorg. Lees meer over archief verhuizen.
• Wat weg mag. Oud meubilair en lesmateriaal dat niet meegaat, liefst voor de verhuizing al apart gezet.

Wat doet de school en wat doet de verhuizer?

Een heldere verdeling voorkomt dubbel werk en gaten in de planning.

Kan de verhuizing ook buiten schooltijd?

Ja. Zakelijke verhuizingen plannen wij waar mogelijk buiten kantooruren of in het weekend. Voor een school is de zomervakantie natuurlijk het logische moment. Moet een deel al eerder over, bijvoorbeeld een paar lokalen of het archief, dan kan dat ook in een weekend of na schooltijd. Dat bespreken wij bij de planning.

Wat als het nieuwe gebouw niet op tijd klaar is?

Bij nieuwbouw en verbouwingen komt dat voor. In onze eigen loods in Heteren kunnen wij inventaris en archief tijdelijk opslaan. Wij halen alles op en leveren het af zodra het nieuwe gebouw klaar is. Meer over zakelijke opslag.

Weet u al dat de oplevering krap wordt? Zeg het meteen bij de eerste afspraak, dan nemen wij het mee in de planning.

Uit de praktijk

• Van school naar school in één dag. In februari 2024 verhuisden wij een school in Druten naar een ander schoolgebouw in Afferden. Dat gebeurde op een vrijdag, in één dag van 7 tot 17 uur, met drie verhuizers en een verhuiswagen op uurtarief.
• Ruim vooruit gepland. Voor een organisatie in het primair onderwijs verhuisden wij in september 2022 een kantoor in Beuningen, op een zaterdag. De taxatie was al in december 2021. De dozen brachten wij vooraf en een week na de verhuizing haalden wij ze weer op.

Hoe kiest u een verhuizer voor uw school?

Een paar vragen om aan elke verhuizer te stellen:

• Bent u Erkende Verhuizer? Wij wel, onder erkenningsnummer 01445.
• Komt u vooraf kijken in beide gebouwen? Een school verhuist u niet op basis van een lijstje.
• Welke voorwaarden gelden? Voor zakelijke verhuizingen werken wij met de AVB 2020.
• Kunt u in de zomervakantie? Juist die weken zijn gewild. Leg de datum dus op tijd vast.
• Wat staat er precies in de offerte? Demonteren, monteren, opslag, de planning: liefst alles op papier.

Wat kost het verhuizen van een school?

Wij noemen geen vaste bedragen, want geen twee scholen zijn gelijk. De prijs hangt af van:

• het aantal lokalen en de hoeveelheid meubilair en dozen;
• de afstand tussen de gebouwen;
• de bereikbaarheid, zoals verdiepingen, liften in het gebouw en de plek om te laden en lossen;
• demonteren en monteren van kasten en meubilair;
• de planning, bijvoorbeeld werken in het weekend;
• eventuele tijdelijke opslag.

Na een taxatie in beide gebouwen ontvangt u een offerte op maat.

Over Jacobs Heteren

Wij zijn een familiebedrijf uit Heteren, sinds 1910, en Erkende Verhuizer. Naast particulieren verhuizen wij kantoren, scholen, zorginstellingen en archieven. Wij werken in de hele regio Arnhem-Nijmegen, van Apeldoorn tot Tiel, en daarbuiten in heel Nederland.

Meer over onze aanpak leest u op de pagina schoolverhuizing en bij zakelijk verhuizen. Wilt u de verhuizing van uw school bespreken? Vraag een offerte aan of bel 026 472 2488. Op werkdagen reageren wij binnen één werkdag.

Veelgestelde vragen over school verhuizen in de zomervakantie

Kunnen jullie onze school in de zomervakantie verhuizen? Ja, als de datum op tijd vastligt. De zomerweken zijn gewild, dus neem in het voorjaar contact op.

Komen jullie vooraf kijken? Ja. Wij bekijken beide gebouwen voordat u een offerte krijgt, zodat de planning klopt.

Kunnen jullie ook buiten schooltijd verhuizen? Ja. Zakelijke verhuizingen plannen wij waar mogelijk buiten kantooruren of in het weekend.

Verhuizen jullie ook ons archief? Ja. Archief verhuizen hoort bij onze zakelijke diensten. Leg in het draaiboek vast welk archief vertrouwelijk is, dan nemen wij dat mee in de volgorde.

Wat als ons nieuwe gebouw niet op tijd klaar is? Dan kunnen wij inventaris en archief tijdelijk opslaan in onze loods in Heteren en afleveren zodra het gebouw klaar is.

Het team van Jacobs Heteren. Familiebedrijf sinds 1910 en Erkende Verhuizer (erkenningsnummer 01445).